Wie finde ich für meine Messebeteiligung den richtigen Messebauer?

Sie sind auf der Suche nach dem richtigen Messebauer? Und Sie möchten wissen wie Sie den richtigen Standbauer finden können? Dann sollten Sie diesen Blog-Beitrag lesen.

1. Gedankenspiel

Stellen Sie sich bitte einmal vor, Sie suchen eine Wohnung oder ein Haus. Sie werden sich vermutlich als erstes Gedanken darüber machen,
– welche Größe die Immobilie haben sollte
– welche Ausstattung Sie benötigen
– welches Budget, im Verhältnis zum Einkommen, Sie monatlich zur Verfügung haben
– wie die Immobilie am besten liegen soll.

Abschließend werden Sie sich fragen, ob Sie die Immobilie kaufen oder mieten möchten.

In etwa so verhält es sich auch mit Ihrem Messestand. Auf manche Entscheidungen haben Sie mehr Einfluss als auf andere. Diese sind vielleicht von der Belegung der Messe generell abhängig, von der Relevanz der Messe oder anderen Aspekten.
Was Sie aber wissen, sind folgende Parameter:
1. Auf wie vielen Messen Sie pro Jahr vertreten sein werden.
2. Welche Ausstattung der Messestand haben soll.
3. Welches Budget, im Verhältnis zum Umsatz, Ihnen pro Jahr für die Messebeteiligungen zur Verfügung steht.
4. Mitunter können Sie auch die Position des Messestandes mit beeinflussen.
5. Je nach Umfang der Messebeteiligungen pro Jahr lohnt es sich, über einen Kauf des Messestands oder Baugruppen darauf nachzudenken.

 

2. Die Auswahl

Bei der Auswahl des Messebauers rücken weitere Gesichtspunkte in den Fokus:
1. Wo ist der Messebauer ansässig?
a. In Ihrer Nähe
b. In der Nähe des Messegeländes
2. Wie viele Beschäftigte hat der Messebauer?
3. Welche Leistungen kann der Messebauer abdecken?
4. Welche Referenzen hat der Messebauer und passen diese Referenz zu meinem Budget und Umsatz? Sie werden sehr unglücklich sein, wenn Sie mit einem Messebauer zusammenarbeiten, der es nicht gewöhnt ist in Ihren finanziellen Möglichkeiten zu denken und mit diesen zu arbeiten.
5. Kann der mögliche Partner auch einlagern, wenn Sie sich zu einem Kauf des Messestands entschließen?
6. Der Firmensitz des Messebauers in der Nähe Ihres Firmensitzes ist nicht zwingend relevant
a. Aber bequem, wenn Sie den Messestand mieten und nur einmal im Jahr auf Messen vertreten sind
b. Wenn Sie den Messestand kaufen, sind Sie in der Regel auf mehr als 1-2 Messen, Kongressen und anderem im Jahr vertreten, diese finden selten am gleichen Messestandort statt. In diesem Fall kann die räumliche Nähe zu Ihrem Messebauer wegen der direkten Abstimmung sinnvoll sein. Im Besonderen dann, wenn Sie auch viele Inhouse- Veranstaltungen haben, bei denen wiederum Baugruppen Ihres Messestands zu Einsatz kommen sollen. Sie vermeiden so hohe Transportkosten und gewährleisten für Kollegen und Besucher ein einheitliches Erscheinungsbild.
7. Welche Erfahrung hat der Messebauer?
a. Wenn Sie neben nationalen Messen auch auf internationalen Messen vertreten sind, ist auch die internationale Erfahrung wichtig. Hier löst sich die sichere Supply-Chain ein wenig auf, da Sie in unterschiedlichen Ländern vermutlich auf verschiedene Partner zurückgreifen werden. Sie sollten mit Ihrer Messebeteiligung auf die regionalen Besonderheiten Bezug nehmen. In China treffen Sie auf eine andere Erwartungshaltung Ihrer Besucher als in den VAE oder den USA und an Qualität der Umsetzung. Arbeitszeiten oder Catering können sich von Ihren bisherigen Erfahrungen unterscheiden. Selbstverständlich sollten man versuchen das Corporate Design auf die internationalen Beteiligungen zu übertragen. Sie sollten aber bereit sein den Gepflogenheiten des Landes ein wenig Rechnung zu tragen. Legen Sie daher Ihren Fokus auf einen Partner, der auch international Erfahrung hat. Ihm können Sie die Planungsarbeit, Administration und die Realisierung übertragen.
8. Die Auswahl des richtigen Partners.
Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht. Sie treffen selbst eine grobe Vorauswahl, Sie erhalten im Vorfeld der Messe täglich zahlreiche Anrufe von Messebauern, die Ihnen Ihren Messeerfolg mit den jeweiligen Messeständen in den buntesten Farben beschreiben und die Auswahl immer schwerer machen. Stop! Machen Sie einen Cut und lassen sich nicht beirren. Definieren Sie Ihre Auswahlkriterien vorab und klopfen jeden Bewerber darauf ab. Übrig bleiben sollten am Ende nicht mehr als 4 – 5 Messebauer. Mit dieser Anzahl Messebauern sind sie flexibel und nicht überlastet bei der Bewertung der eingehenden Angebote und Konzepte. Auf der anderen Seite haben Sie ein wenig Reserve wenn einer der gewünschten Messebauer absagt.
9. Hat der Messebauer auch Erfahrungen in meiner Branche? Wie viele Aussteller betreut der Messebauer auf `meiner´ Messe?

Sie haben sich nun die zuvor genannten Punkte zu Herzen genommen und wollen einen Messebauer auswählen, aber spüren trotzdem eine latent vorhandene Unsicherheit? Vollkommen normal, denn es fehlen Ihnen die Kriterien zur Vergleichbarkeit der angesprochenen Messebauer. Lassen Sie uns dazu kurz die „Gewerke“ unterscheiden.

3. Kategorisierung:
Messebauer
○ Messebauer mit Systembauweise
○ Messebauer mit Mischbauweise
○ Messebauer mit geschreinerten also konventionellen Messeständen
○ Ist das Design der gezeigten Referenzen im eigenen Haus entstanden (?)

– Planungsbüro
○ Architekt
○ Die eigene Kommunikationsagentur
○ Design-Agentur
○ 3D-Kommunikationsagentur

Sie werden nun einwenden,
1. Ich suche einen Messebauer und kein Planungsbüro
2. Das Planungsbüro kostet Geld, der Messebauer nicht
3. Die Abstimmung zwischen Messebauer und Planungsbüro birgt Schnittstellenprobleme
4. Mit meinem Messebauer habe ich eine direkte Abstimmung ohne Zwischenschritte

Zu 1. Richtig. Aber es geht um die Vergleichbarkeit der Konzepte und Angebote
Zu 2. Falsch. Der Messebauer packt die Planungskosten nur in die Gemeinkosten oder verlagert den Abstimmungsaufwand auf Ihren Schreibtisch.
Zu 3. Falsch. Da das Büro Ihr Ansprechpartner ist und nicht der Messebauer
Zu 4. Richtig. Das ist auch der große Vorteil des Messebau-Partners.

Worauf will ich hinaus? Eine Vergleichbarkeit der Messebauer ist ohne Ihre Vorarbeit nur bedingt bis gar nicht möglich, wenn Sie wie folgt vorgehen.
Sie geben anhand eines detaillierten Briefings zu Motto, Designvorgaben, Ausschlusskriterien, Budget und vielen weiteren Bedingungen den Rahmen vor – innerhalb dessen sich die Messebauer bewegen sollen. Soweit so gut. Der Haken an der Sache ist nur, diese Vorgaben interpretiert jeder anders und das Ergebnis variiert von Messebauer zu Messebauer daher mitunter erheblich. Hinzu kommt, dass die Designs nicht unbedingt Ihren Geschmack oder den der weiteren Entscheider treffen müssen.
Kommen wir nun zu den Angeboten. Diese Angebote orientieren sich zwangsläufig am erstellten Design, welches mehr oder weniger auf der Basis Ihres Briefing entwickelt wurde. Diese Angebote variieren demzufolge entsprechend der unterschiedlichen Designs. Und darüber hinaus in Aufbau und Inhalt. Entweder weil ein Teil der Ausstattung nicht im Angebot berücksichtigt wurde, einige Ausstattungsmerkmale nur optional verfügbar sind, Dienstleistungen gar nicht enthalten sind oder weil es statt Einzelpreisen nur einen Endpreis gibt.
Sie sind im schlimmsten Fall am Ende nicht ein Stück nähe am Ziel als zu Beginn – nur, dass Ihnen ca. vier Wochen bis zur Messe verloren gegangen sind. Nun versuchen Sie in letzter Verzweiflung die Designs zu mischen und übertragen die Aufgabe, aus diesem `Misch-Masch´ dem oder den Messebauer(n) zu denen Sie aufgrund der vorgelegten Unterlagen am meisten Vertrauen aufgebaut haben, eine umsetzbare Lösung zu generieren. Abschließend vergleichen Sie Design, Flexibilität, Kooperationsbereitschaft, Dynamik, Sympathie und Kosten miteinander und entscheiden sich für den vermeintlich richtigen Partner.
Wie erhalten Sie aber das beste Ergebnis? Dazu mein Vorschlag:
1. Gehen Sie nicht den direkten Weg.
2. Nehmen Sie sich Zeit.
3. Gehen Sie mit offenen Augen über die Messe und schauen sich andere Messestände und besonders die Ihrer Marktbegleiter an.
4. Erstellen Sie eine Dokumentation.
5. Sprechen Sie mit den an der Messe beteiligten Abteilungen und holen sich deren Meinung und Vorgaben für einen Messestand ein.
6. Fassen Sie die Dokumentation und die Kriterien der Kollegen zu einem Briefing zusammen.
7. Entscheiden Sie,
a. ob Sie eine Agentur, Architekt oder Planungsbüro mit dem Design beauftragen
b. ob Sie einen Messebauer mit der Entwicklung des Design beauftragen
8. Wichtig, behalten Sie immer die definierten Kriterien zur Auswahl des geeigneten Messebaupartners im Auge.
9. Erarbeiten Sie mit dem gewählten Partner ein Design und gehen damit auch in die Diskussion mit den in Frage kommenden Fachbereichen Ihres Unternehmens.
10. Nehmen Sie einen Teil Ihres Marketingbudgets in die Hand, um für das Design zu bezahlen.
a. Ein Pitch-Honorar kann frühzeitig im Marketing-Budget berücksichtigt werden.
b. Das Pitch-Honorar kann beim Messebauer später mit dem Messestandpreis verrechnet werden
c. Der Aufwand für ein schlüssiges Design mit Abstimmungsrunde ist nicht unerheblich. Ein, wenn auch nur anteiliger, Ausgleich ist sehr fair.
11. Das in Frage kommende Design wird nun auf Umsetzbarkeit, Mehrfacheinsatz auf unterschiedlichen Veranstaltungen, Materialisierung, Modularisierung, Skalierbarkeit und Lagervolumen finalisiert, ergänzt um Detailzeichnungen und zu einem schriftlichen Leistungsverzeichnis zusammengefasst.
12. Dieses Design, die Detailpläne und das Leistungsverzeichnis versenden Sie an die von Ihnen ausgewählten Messebauer.
13. Jeder Messebauer hat seine Kosten in dieses Leistungsverzeichnis bis zu dem von Ihnen vorgegebenen Stichtag einzutragen.
14. Am Ende werden Ihnen vergleichbare Angebote vorliegen.
15. Sie sind endlich in der Lage einen Messebauer nach objektiven Kriterien auszuwählen.
16. Ihre Kollegen sind glücklich und zufrieden, da Sie deren Vorgaben bereits sehr frühzeitig berücksichtigen konnten und in den Planungsprozess einbezogen haben.
17. Ihr Einkauf freut sich! Sie haben ihm die Möglichkeit geboten einen Preisvorteil über einen mehrjährigen Vertrag zu generieren.
18. Die Geschäftsführung freut sich, weil alle zufrieden sind und der lästige jährliche Abstimmungsprozess erstmal ausgesetzt ist.
19. Sie werden eine erfolgreiche und vor allem zukunftsfähige Messebeteiligung haben.

Seien Sie schlauer als viele andere Aussteller. Planen Sie frühzeitig und vorausschauend. Sie werden am Ende mit einer besseren Ergebnisbilanz, gemessen an Aufwand und Nutzen, aus dem Rennen gehen als die Aussteller, die Anfragen wie Fleisch in eine Meute hungriger Löwen werfen.

4. Ergänzung

Wie finde ich den richtigen Messebauer?

Eine Frage, die jeden Aussteller beschäftigt und mitunter die Tränen in die Augen treibt. Wer ist für mich der richtige Messebauer?

Nicht zuletzt kommt es in einem großen Umfang auf gegenseitiges Vertrauen an. Also, Augen auf bei der Partnerwahl – Das sage ich mit einem Augenzwinkern. Da ich seit 30 Jahren in dieser Branche tätig bin, weiß ich sehr gut vor welcher Herausforderung Sie als Aussteller stehen. Ich habe schon viele gute Lösungen gesehen. Aber auch viele, die den Aussteller zu großer Verzweiflung geführt haben.

Um nicht um den heißen Brei zu reden, die Frage ist nicht einfach zu beantworten, da es nicht zuletzt auch um die Chemie zwischen Ihnen und dem Ansprechpartner des Messebauers geht. Und damit steigen wir auch gleich in das Thema ein.

5. Der Ansprechpartner

Ihr erster Ansprechpartner und Kontakt, den Sie zu Gesprächen, Präsentationen und Preisverhandlungen einladen, muss nicht zwingend der finale Ansprechpartner bei der Realisierung des beauftragten Messestands sein. Das liegt daran, dass jeder Messebauer personell etwas anderes aufgestellt ist. So ist bei dem einen Messebauer der Vertrieb Ihr erster Ansprechpartner. Nach der Beauftragung werden Sie in der Umsetzungsphase möglicherweise mehr mit dem Projektleiter zu haben und alle Details einschließlich Grafik mit Ihm abstimmen. Bei anderen Messebauern stimmen Sie sich von Anfang bis Ende mit einem Ansprechpartner ab. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie sich idealerweise und verbindlich mit den in der Auswahl befindlichen Messebauern ab.

Das erste Kennenlernen ist enorm wichtig und wird in der Regel beim ausstellenden Unternehmen stattfinden. Das ist nachvollziehbar, da Sie mit mehreren Firmen während der Vorauswahl im Gespräch sind. Für mich wäre der logische nächste Schritt der Besuch bei der engeren Auswahl der in Frage kommenden Messebauer. Dieser Besuch erfolgt in der Regel nicht. Für mich ist das nicht nachvollziehbar. Ein Besuch bei dem kleinen Kreis ausgewählter Messebauer ist  selbstverständlich und muss Teil des Auswahlprozesses sein. Wenn Sie langfristig mit dem Messebauer zusammenarbeiten wollen, müssen Sie wissen, wie Ihr Messebauer aufgestellt ist, wie er denkt und arbeitet, deshalb müssen(!) Sie ihn besuchen gehen. Bei diesem Besuch geht es nachrangig um das Thema Messestand. In erster Linie geht es um die Raumaufteilung, Logistik, Sauberkeit und Ordnung im Büro, sowie in Werkstätten und Lager. Es geht um das Miteinander, die Freundlichkeit der übrigen Mitarbeiter bis hin zu der Sauberkeit der Sanitärbereiche. Der gewonnene Eindruck zählt und wird Relevanz bei der Umsetzung Ihrer Projekte haben.

6. Der Verband

Ein Hardfact ist eine Mitgliedschaft und aktive Teilhabe im Verband FAMAB. In diesem Verband finden Sie Messebauer, die verbindlich ein Qualitätsversprechen, nach Innen wie nach Außen, leben. Die Mitarbeiter der Messebauer werden im Rahmen des Verbandes weitergebildet und arbeiten im Rahmen der Statuten. Die Mitglieder sind zum Thema Messebau und den Randthemen dieser Branche immer up-to-Date.

7. Referenzen

Eine andere Möglichkeit ist es, den Messebauer um Referenzen zu bitten, die Sie proaktiv anrufen können, um sich auszutauschen. Keine Scheu! Sie legen viel Geld auf den Tisch und sollten alles daran setzen, den richtigen Partner zu finden. Ein Misserfolg ist nicht nur wirtschaftlich tragisch, sondern zahlt auch negativ auf Ihre persönliche Karriere ein. Drum prüfe, wer sich ewig bindet.

8. Herausforderungen

Ich muss gestehen, ich bin immer wieder überrascht wie wenig ich nach meinem persönlichen Werdegang und der damit verbunden Erfahrung befragt werde – und wie ich mit Herausforderungen umgehen würde. Selbstverständlich sind wir Profis und Ja, wir wissen wie wir mit Problemen umgehen müssen. Mancher sagt, der Messebau ist ein einziges Problem. Nichts funktioniert auf Anhieb und am Ende steht ja doch alles. Das stimmt Gott sei Dank so nicht. Ein Erfolg hängt aber vor allem sehr stark von funktionieren Prozessen beim Messebauer ab: Vor, während und nach der eigentlichen Realisierung. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner, löchern Sie ihn, hören und sehen Sie aktiv zu, um zu erkennen, wie er reagiert und ob er Ihre Fragen nach seiner Professionalität beantwortet. Sie werden merken, wenn etwas nicht stimmt und können nachhaken. Denn bedenken Sie, jede wiederholte Umsetzung eines Messestands ist eine Premiere. Es warten immer wieder Herausforderungen auf Sie die durch ein professionelles Team gemeistert werden müssen. Je eher desto besser und preiswerter für Sie.

9. Die Ausschreibung

Wie Sie eine professionelle Ausschreibung formulieren, beschreibe ich sehr detailliert im Kapitel `Wie sieht die ideale Ausschreibung aus?´ Daher möchte ich an dieser Stelle nur darauf hinweisen, dass Ihre Ausschreibung Ihren Bedarf an harten Fakten, also Ausstattung, Anzahl Standbesatzung etc. beschreiben muss. Schauen Sie sich dazu bitte auch unsere `Checkliste Messebau´ an. In dieser Checkliste finden Sie alle relevanten Details. Trotzdem wird es auf Seiten der Messebauer zu Missverständnissen kommen oder Positionen werden nicht berücksichtigt.

Daneben ist es sehr wichtig dem Messebauer ein Gefühl für Ihr Unternehmen und Relevanz verschiedener Anforderungen zu beschreiben. Das sollte nicht in epischer Breite erfolgen, aber die wichtigsten Aspekte umreißen.

10. Das Budget

Gerne und ausführlich wird die Nennung eines Budgets diskutiert. Wir alle, ich unterstelle dies auch Ihnen, wissen wie wichtig es ist das Budget zu benennen. Wenn Sie nur einen Preisvergleich zu Ihrem bisherigen Messebauer haben wollen um den Marktpreis zu prüfen dann sagen Sie es doch. So what?! Das ist doch total fair. Jeder Messebauer weiß, wo er dran ist und kann sich für oder gegen die Teilnahme entscheiden und Sie haben transparent gehandelt. Das finde ich fair. Wichtig ist für Sie und die Messebauer, dass Sie jedem die Möglichkeit bieten auf der Grundlage des Budgets zu entscheiden ob er an der Ausschreibung teilnehmen möchte. Sie werden langfristig nicht glücklich mit einem Messebauer der weit über Ihrer Budgetgrenze für Sie arbeitet, denn Sie werden immer sehr mühsame Diskussionen zum Preis führen. Deshalb mein Tipp: Ganz klar, der Preis ist nicht alles, aber wesentlich. Aber, je mehr Sie die Daumenschrauben andrehen, das Budget verringern, knallhart den Preis verhandeln, desto mehr wird getrickst. Und am Ende, glauben Sie mir, schauen Sie auf dem Messestand in die Röhre. Selbst wenn Sie den Rest der Kosten nicht ausgleichen, Ihre Anwälte sich bemühen etc., Ihr Marken-Image leidet. Egal was Sie alles androhen, letztlich streiten Sie am Abend vor der Messe mit einem, wenig Deutsch sprechenden Monteur, der am wenigsten an der Entwicklung und dem Ergebnis schuld ist und final unverrichteter Dinge nach Hause oder zur nächsten Baustelle fährt. Vermeiden Sie diese Aufregung am besten frühzeitig durch faire und transparente Preisverhandlungen. So schaffen Sie Luft zum Atmen auf beiden Seiten.

11. Der Preisvergleich

Wie Sie einen bestmöglichen Preisvergleich vorbereiten, beschreibe ich sehr ausführlich im Kapitel `Wie sieht die ideale Ausschreibung aus?´ Ohne die dort beschriebene Grundlage, ist es schwer und bedarf sehr viel Erfahrung, um einen Vergleich abzuleiten. Denn Sie müssen bei nicht vergleichbaren Angeboten in der Lage sein zwischen den Zeilen zu lesen. Und Sie werden viel mit den Anbietern korrespondieren.

Ihr oberste Priorität Muss es werden, nicht mehr als maximal drei Angebote zum Vergleich heranzuziehen. Alles andere ist eine Herkulesaufgabe und lässt sich nicht alleine durch eine Excelliste zufriedenstellend bewerkstelligen. Selbst bei einem kleinen Messestand kann es zu Nebenkosten kommen, die Sie vielleicht nicht berücksichtigt haben. Lesen Sie dazu auch die Checkliste `Nebenkosten im Messebau´.

Mein Tipp, klären Sie alle Fragen vor Beauftragung schriftlich, damit es später nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt. Den Stress kann man sich sparen.

Scheuen Sie sich auch nicht die getroffene Auswahl an Messebauern bei Unklarheiten kurzfristig zu erweitern. Beginnen Sie frühzeitig und nicht erst 8 Wochen vor Messebeginn mit der Ausschreibung. Sie haben besseres zu tun, als der Zeit hinterher zu laufen.

One Reply to “Wie finde ich für meine Messebeteiligung den richtigen Messebauer?”

  1. Vielen Dankf für diese Tipps über den richtigen Messebauer! Ich plane in 2021 an einer Mode-Messe teilzunehmen und bin schon auf der Suche nach einem Messebauer. Ich habe in meiner Umgebung schon einen gefunden der auch schon für Freunde Messen organisiert hat, aber bin noch auf der Suche nach anderen Firmen. Wie sie gesagt haben, werde ich mir mindestens 3 Angebote anschauen um dann die Entscheidung zu treffen. Danke!

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