7 Trends im Messebau

7 Trends im Messebau

1. Unterhaltungs- und Erlebniswert

1. Besucher wollen selber aktiv werden.

1. Die reine Marken- und Produktpräsentationen werden ergänzt um digitale Kommunikation.

2. Auf diesem Wege wird eine Interaktion zwischen Produktinformationen und Besucher ermöglicht.

3. Erlerntes kann der Interessent auf dem mobilen Endgerät mit nach Hause nehmen.

2. Interaktion zwischen Unternehmen und Besuchern

1. Durch Interaktion wird auf selbstverständliche Art und Weise auf dem Messestand die Brand-Awarenss gestärkt.

2. Am Point-of-Interest wird die Funktionalität des Produktes und dessen Nutzen für den Kunden vielfältig kommuniziert.

3. Zu Hause, auf dem Sofa oder auf dem Weg zur Arbeit und der Bahn kann der Interessent mittels Micropages seine Fragen stellen und sein Wissen vertiefen. Hier wird der Nutzen für beide Seiten am deutlichsten:

1. Dem Interessent wird die Möglichkeit geboten sich eingehend nach dem Messestandbesuch mit dem Produkt auseinanderzusetzen.

2. Auf der anderen Seite nutzt das Unternehmen die Möglichkeit mehr über den Kunden zu erfahren und mit ihm zu interagieren.

2. Erlebnisfaktor

1. Durch den medialen Erlebnisfaktor verschwimmen die Zonen einzelner Produktwelten. Dynamische und organische Formen oder Baugruppen leiten den Besucher unbewusst durch den Stand.

2. Der Besucher wird durch die Inszenierung einer Story und der Philosophie in die individuelle Präsentation eingebunden. Er fühlt sich wohl und auch verstanden.

3. Ein ausgebildetes Team aus Sales und Beratung ermöglicht dem Kunden und Interessenten ein persönliches Gespräch.

3. Architektur

1. Bei der Neuentwicklung von Messestandkonzeptionen ist ein Übergang von der Architektur zur Mediatektur zu erkennen. Nahtlose Einbauten von hochauflösenden LED-Wänden in Wandverläufen, gecurvt oder in parametrischer Anordnung, sind zu einem architektonisch maßgeblichen und prägenden Stilmitteln geworden.

2. Es liegt auf der Hand, das der fliessende Übergang verschiedener Themenbereiche in der Architektur um die Medientechnik nachhaltig ergänzt und durch Inhalte erweitert wird.

3. Der Content spielt auf ausgewogene Weise als Wissensvermittlung, Markenbewusstsein und, je nach Größe des Standes, auch als Wegweiser eine wesentliche Rolle.

4. Wir fühlen uns wohl auf einem Stand mit harmonischer Form- und Farbgebung. Mit weichen und organischen Formen unterstreichen wir den Wohlfühlfaktor beim Besucher die Bereitschaft den Aufenthalt auf dem Messestand zu verlängern.

4. Philosophie und Story

1. Aussteller untermauern mit einer schlüssigen Story ihren Anspruch an die Produktwelt und als ernstzunehmender Wettbewerber.

2. Die Anforderungen an das Gebäude Messestand reichen mittlerweile weit über die Messebeteiligung hinaus und finden im weiteren Verlauf Anwendung bei Showrooms, Brandworlds oder Pop-Up-Stores Verwendung.

3. Standbesucher setzen den `Reason Why´ in den Fokus.

1. Welche Zielsetzung verfolgt das Produkt.

2. Wie passt das ausstellende Unternehmen zu mir und sind diese Faktoren deckungsgleich mit meiner (Unternehmens-) Philosophie.

4. Setzen Sie sich zum Ziel, Ihren Besucher zu inspirieren.

5. Form und Farbe

1. Sie werden Ihre Kunden auf verschiedenen Wegen auf sich aufmerksam machen. Das hat ja bisher sehr gut funktioniert.

2. Heutzutage gewinnen Sie Kunden nicht mehr nur durch tradierte Muster sondern ganz gezielt durch Stilbrüche. Werden Sie mutiger im Materialmix und der Aussagen auf der Messe.

3. Der Trend in Form und Farbe ist, es gibt keinen. Jeder geht seinen individuellen Weg. Damit wirken Sie authentisch und ehrlich.

4. Ihr, unterschwelliger, Trend als Inspiration ist in jedem Fall das Thema Nachhaltigkeit. Überzeugen Sie Ihre Gäste mit einem `grünen´ Konzept. Aber bleiben Sie authentisch und nicht zu plakativ.

6. Inspiration

1. Wollen Sie mit dem Vorschlaghammer überzeugt werden? Die meisten Standbesucher werden heutzutage über unbewusste Faktoren angesprochen und positiv beeinflusst.

2. Nutzen die Emotionalität um mittels Großdrucken oder Bewegtbildern die Aufmerksamkeit des Messebesuchers zu erreichen.

3. Überzeugung und Wahrnehmung beim Besucher erzielen Sie durch Entmaterialisierung. Sprechen Sie bewusst den Wunsch nach Inspiration, die eigenen Herausforderungen mit dem präsentierten Produkt zu verbinden und den Lösungsansatz daraus zu erwirken, an.

4. Damit nicht genug, spielen die sozialen Medien eine ganz entscheidende Rolle bei der Messebeteiligung. Denn wie sonst wollen Sie jene Kunden, welche keine Zeit für einen Messebesuch, als auch das Sales-Team, welches nicht in der Lage war Sie auf dem Messestand zu besuchen, erreichen. Sie erweitern mit Social Media die digitale Reichweite Ihrer Messebeteiligung vor, während und nach den Events.

7. Nachhaltigkeit

1. Ganz offensichtlich spielt das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle im Messebau. Aussteller die auf Nachhaltigkeit setzen erkennen, Nachhaltigkeit ist nur auf den ersten Blick teurer. Durch die Mehrfachverwendung der Baugruppen hebt sich der Mehrpreis bei Material und Herstellung und der umweltbewussten Neuausrichtung mit der Ressourcenoptimierung wieder auf.

2. Ein weiterer Aspekt ist die Planung. Verkürzte Montagezeiten, ungewöhnliche Veranstaltungsorte zwingen den Messebau dazu eine optimierte Umsetzung zu planen. Die Wiederverwendung der Baugruppen in Showrooms, Brandworlds bei Pop-Up-Stores oder anderen Events spielen eine maßgebliche Rolle bei der Bewertung des Return-on-invest einer Markeninszenierung.

Tipps zur optimalen Präsentation für Messen

Die Business-Welt dreht sich um sie und mit ihr – die Messebeteiligung.

1. Präsentationen

Es wird nie langweilig oder? Zu jeder Messe überlegt die Mehrheit der Aussteller, wie die vergangene

Messe gelaufen ist. Zieht das De-Briefing-Protokoll, geht alle Positionen nochmal durch, holt die Notizen

die man sich in der Zwischenzeit gemacht hat – Input verschiedenster Medien. Online-Marketing, B2B,

B2C, diverse Marketing-Zeitungen sind gewälzt worden. Jetzt kommt es darauf an diese Informationen zu

kanalisieren, zu ordnen und handverlesen die besten Ansätze in die engere Wahl zu ziehen. Nur, wo

beginnt eigentlich heutzutage die Präsentation? Auf dem Messestand oder schon früher? Es genügt ja

nicht mehr das Exponat auf die Messe zu stellen und die Interessenten strömen von alleine auf den Stand.

Omni-Channel

Heutzutage ist Omni-Channel das Schlagwort oder Buzzword der Zeit. Interessenten sind vielfältig vor-

informiert und begnügen sich nicht mehr mit allgemeinen Informationen. Auf der anderen Seite sind wir

immer noch Menschen und haben eine begrenzte Aufnahmekapazität. Daher sollte man Omni-Channel als

Chance sehen und nicht als unlösbare Herausforderung. Recherchieren sie die für Sie geeigneten

Plattformen. Füttern Sie ihre Interessenten und Kunden an – scheibchenweise und gezielt. Sorgen sie dafür,

dass ihre Interessenten am Ball bleiben und mit jedem Brotkrumen den sie fallen lassen näher kommen. Ja,

das kostet – vor allem Personalaufwand und eine frühzeitig ins Leben gerufene Strategie und in sich

schlüssige aufeinander abgestimmte Themenauswahl. Sie wollen ja Interesse wecken, Neugierde

entwickeln und einen Bedarf decken.

Aber, damit ist es nicht getan. Ihre Kunden finden tatsächlich zur Messe. Kommt vor! Und die Kunden

und Gäste finden tatsächlich ihren Messestand. Nicht weil sie nicht alles gut organisiert haben, sondern

weil ihre Gäste nicht unschlüssig bzw. unvorbereitet waren. Damit haben Sie die ersten großen Hürden schon genommen. Jetzt geht es weiter.

Wenn Sie den Stand vor ihrem geistigen Auge vorüberziehen lassen und mal so tun als würden sie den

Stand zum ersten Mal sehen, was sehen Sie? Einen übersichtlichen Stand mit klaren Strukturen oder ist

der Stand eher verwirrend, unklar, nicht selbst erklärend, grafisch konfus. Dann sollten Sie etwas ändern.

2. Innovationen und Neuheiten

Laut AUMA kommen über 70% der Besucher zur Messe um Neuheiten oder gar Innovationen zu sehen. Aber, man kann es nicht oft genug sagen,

Innovationen sind keine Selbstläufer. Sprechen Sie darüber – auf allen Kanälen.

Sales-Gesprächsführung

Kennen Sie die Killerfrage auf dem Messestand? Wenn mir diese Frage gestellt wird bin ich immer kurz

davor zu sagen, `Ja, helfen Sie mir bitte vom Stand runter!

`Kann ich ihnen helfen?´ Die Killerfrage schlechthin.

Es gäbe so viele Attribute für diese Frage, Abturnend, leidenschaftslos, hilflos! Aber es gibt keine positiven

Eigenschaften. Denn, die Frage ist eine geschlossene Frage auf die ich als Adressat nur mit Ja oder Nein

antworten kann. In der Regel antwortet man mit Nein.

Soll ich hier tatsächlich die Fragen auflisten die Sie stellen könnten? Einverstanden.

• Sie interessieren sich für `Produkt xy`? Antwort abwarten.

– Wenn ja, sollte man auf den Bedarf des Interessenten eingehen bevor(!) man mit den positiven

Eigenschaften weiter macht.

– Wenn Nein, fragen Sie nach der Branche in der sich der Interessent bewegt und überreichen

Sie einfach mal die Visitenkarte. Die VC übergeben Sie um die Karte des Besuchers zu erhalten. Auf diesem Wege erfahren Sie auch wer Ihr Gesprächspartner ist und welche Position er oder sie bekleidet.

Das ist ihr erster Schritt zu erfahren mit wem sie es zu tun haben und ob der Besucher mehr

Aufmerksamkeit benötigt oder ob sie das Gespräch schnell zu Ende bringen sollten um keine Zeit zu verschwenden.

Im positiven Fall geht es mit der Bedarfsermittlung weiter:

A.  Für welche Anwendung suchen Sie eine Lösung?

B. Darf ich Ihnen die Besonderheiten des Produkts XY erläutern?

C. Wie haben Sie uns gefunden?

D. Wann planen Sie die Investition?

E. Welches Investitionsvolumen haben Sie eingeplant?

Lassen Sie Ihr Team von Profis schulen und immer wieder auf eine Messebeteiligung erneut `einnorden´.

3. Die Besucher

Besucherführung

Nur eine Frage für den Supermarkt? Nicht unbedingt. Wenn sie wollen das ihre Besucher nicht schon

vom Gang ihren kompletten Stand erfassen, sollten Sie zunächst versuchen den Besucher zu einer kleine Reise auf

Ihren Stand zu locken um Ihre Produkte zu erlebbar zu machen. Sie haben eine Neuheit die die Massen auf den Stand

zieht? Da darf es schon was mehr sein! Ziehen Sie weiterhin in Betracht eventuell zwei oder drei POI für Ihre Neuheit

zu präsentieren. Sie führen den Besucher zu seinem besseren Verständnis in Zwischenschritten an die Neuheit heran. So kann der Interessent alleine oder mit Ihrem Vertrieb mehr über das Produkt lernen und mit seinem Bedürfnis abgleichen. Ein angenehmer Nebeneffekt ist es, das Sie Ihre Interessenten besser auf dem Stand verteilen können.

4. Das Catering

Ein meiner Lieblingsthemen. Ich polarisiere bewusst. `Möchten Sie einen Kaffee?´ Bereits hier trennt sich

für mich die Spreu vom Weizen wenn mir mal wieder die olle Plörre, die schon seit geraumer Zeit auf der

Wärmeplatte vor sich in schmort, vorgesetzt wird. Dazu werden noch ein paar weiche Kekse gereicht.

Oder eine Schale Gummibärchen in die schon unzählige andere ihre Finger versenkt haben. Für mich ist der

Standbesuch dann gelaufen.

Auf einem anderen Stand wird ein frisch zubereiteter Latte Macchiato hingestellt, ein individuell verpacktes

Amarettini, eine gedruckte Kurzinfo zum Stand, Motto der Messebeteiligung. Neuheiten als Lektüre

verkürzen meine Wartezeit bis mein Kontakt frei ist. Ich bin happy, offensichtlich gut versorgt und beschäftigt.

Ein Host reicht meine VC an meinen Kontakt weiter. Ein Nicken oder Blickkontakt meines Kontaktes

signalisiert mir, man hat mich wahrgenommen. Nach 10 Minuten informiert man mich idealerweise das es

noch etwas dauern könnte und vielleicht bietet man mir ein bisschen Fingerfood an. Da geht doch sehr wahrscheinlich die Sonne auf! Alternativ bietet man mir eine andere Uhrzeit an. Und eins ist doch klar, zu einem Stand mit guter Kundenorientierung komme ich gerne zurück.

Oder? Ja, das kostet eine Kleinigkeit. Aber bitte, denken Sie daran warum sie auf dieser Messe ausstellen,

auch wenn sie den Sinn dieser oder gar aller Beteiligungen hinterfragen – Sie wollen Kunden gewinnen.

Und bedenken Sie bitte auch was es Ihre Besucher kostet auf die Messe zu gehen und zu warten.

5. Kleidung

`Ach komm Schatz, Du hast doch noch den `Schwarzen´! Der den Du zu Muttis Beerdigung gekauft hast.

Den kannst Du erstmal auftragen.´

Nein! Nein und nochmals Nein. Das geht definitiv nicht. Modisch und schick und nicht nicht ausgefallen soll die Kleidung sein die Sie auf dem Messestand tragen.

Man sieht dem Anzug an wenn er aus der Mode ist. Dazu Socken statt Kniestrümpfe – ein No-Go! Nicht alle

Männerbeine sind schön und das schreibe ich als Mann. Ihnen werden im Berufsleben vermehrt weibliche

Ansprechpartner gegenübersitzen und den Besucherinnen gefallen mehr oder weniger behaarte

Männerbeine die unter Hosenbeinen hervorschauen, noch weniger.

Wie gesagt, Sie wollen Besucher*Innen begeistern und da zählt der erste Eindruck!

Stimmen Sie Ihre Garderobe bitte farblich aufeinander ab.

Das Hemd sollte zu den Strümpfen, Krawatte oder Einstecktuch und der Gürtel zu

den Schuhen passen. Krawatten oder Schals für das Standteam sind eventuell der Corporate Wear

vorbehalten.

Die weibliche Standbesatzung wird oder sollte im eigenen Interesse auf offene Decolletés, modische

Extravaganzen und zu kurze Röcke verzichten. `Hohe Hacken´ müssen nicht jedem Besucher gefallen

wenn dieser dadurch zur Miniatur neben Ihnen wird. Mal abgesehen davon, das die Ihre Füße und Waden einige Tage durchhalten müssen. Alternativ zum Rock ist ein Hosenanzug auch

angemessen.

6. Service-Personal

Host, weiblich

Da wird die Vorstellungskraft des Mannes und jedes Klischee bemüht und die Herzen der Herren

schlagen gleich höher. Meine Herren, die Damen sind Profis und ja, die Damen sind intelligent, sehen in der Regel gut aus,

sind jung, dynamisch und hilfsbereit. Sie sind stylisch gekleidet, sprechen mitunter mehrere Sprachen und

sind selbst in schwierigen Situationen zu allen nett und scheinen alles zu verzeihen – sogar den Gockel.

Eine Traumfrau also? Ja sicher! Das ist ihr Job! Und nichts anderes.
Sollte dies vereinzelt nicht der Fall

sein, sollten Sie eben diese Amateur*innen, in Abstimmung mit der Agentur, austauschen.

Host, männlich

Ja, auch die Hosts hinterlassen einen positiven Eindruck. Lange Kerls mit breitem Lächeln und/oder

Schultern. Wie zuvor beschrieben, es ist der Job der Hosts freundlich und professionell zu sein.

7. Grafik

Ich polarisiere! Hier gerät der Ingenieur in Verzückung. Endlich! Die Wand assoziiert er mit der Tafel in der

Uni, voll mit Informationen, Tabellen, Formeln und Diagrammen…Nope! Less is more.

Klar definiert das Marketing ob mehr für die Markenbildung getan oder Produkte präsentiert werden. Selbstverständlich basiert ihr Erfolg auf mathematischen Berechnungen, Wirkungsgrade etc. Aber

plakative Detailinfos gehören der Vergangenheit an. Auch den Variantenreichtum oder gar die komplette

Produktpalette abzubilden ist heutzutage ein No-Go.

Bauen Sie Informationen schlüssig und stufenweise auf. Und, viel wichtiger, kommunizieren Sie den

Mehrwert, den Nutzen für Ihre Kunden und Besucher! Der Rest, versprochen, kommt von alleine.

8. A/V

Hier haben wir ein sehr dickes Brett zu bohren!

Der inhaltliche Spagat zwischen qualitativer Aussage und marketinggetriebener Werbung bei der zur

Verfügung stehenden medialen Vielfalt an Hardware war nie schwieriger. Ich möchte hier bewusst nicht auf die Notwendigkeit einer qualitativ hochwertige Darstellung eingehen. Dies dürfte bei UltraHD, 4K etc. für alle selbstverständlich sein. Die Herausforderung liegt in der hybriden Struktur der medialen Möglichkeiten sowie in der intelligenten Vernetzung von SocialMedia, Intranet, Internet, News-Blog, Advertorials, Suchmaschinenoptimierung, Adwords, Podcast, Produktfilm auf dem Stand, Vimeo, YouTube,

gezielte Produktinformation am Touchpad vor dem Produkt, die Verlinkung des Vertriebs mit

Präsentationsplattformen inklusive der Erfassung von Kontaktdaten und der Versendung der Werbemails

an den Gesprächskontakt `on demand´ – ein bunter Strauß an Möglichkeiten der intelligent und nachvollziehbar zusammengestellt sein muss.

Für Sie geht es darum zu entscheiden welche Möglichkeit die von Ihrer Zielgruppe am häufigsten genutzte ist. Und was Sie als Aussteller erreichen wollen.

Fangen sie frühzeitig mit der Recherche und der strategischen Ausrichtung Ihrer Ziele, Inhalte und

Möglichkeiten an. Nur dann funktioniert es.

Die nachhaltig erfolgreiche Messebeteiligung ist selbstverständlich kein Sprint sondern ein Marathon dem Sie sich dauerhaft annehmen müssen. Ihre Messeziele sind Etappenziele und das ist ganz klar der Vorteil. Sie nutzen daher Meilensteine, die Sie zu Ihrem Ziel führen. Denn an jedem Meilenstein können Sie kurz innehalten, zurückblicken und nachjustieren.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.

Wie finde ich für meine Messebeteiligung den richtigen Messebauer?

Sie sind auf der Suche nach dem richtigen Messebauer? Und Sie möchten wissen wie Sie den richtigen Standbauer finden können? Dann sollten Sie diesen Blog-Beitrag lesen.

1. Gedankenspiel

Stellen Sie sich bitte einmal vor, Sie suchen eine Wohnung oder ein Haus. Sie werden sich vermutlich als erstes Gedanken darüber machen,
– welche Größe die Immobilie haben sollte
– welche Ausstattung Sie benötigen
– welches Budget, im Verhältnis zum Einkommen, Sie monatlich zur Verfügung haben
– wie die Immobilie am besten liegen soll.

Abschließend werden Sie sich fragen, ob Sie die Immobilie kaufen oder mieten möchten.

In etwa so verhält es sich auch mit Ihrem Messestand. Auf manche Entscheidungen haben Sie mehr Einfluss als auf andere. Diese sind vielleicht von der Belegung der Messe generell abhängig, von der Relevanz der Messe oder anderen Aspekten.
Was Sie aber wissen, sind folgende Parameter:
1. Auf wie vielen Messen Sie pro Jahr vertreten sein werden.
2. Welche Ausstattung der Messestand haben soll.
3. Welches Budget, im Verhältnis zum Umsatz, Ihnen pro Jahr für die Messebeteiligungen zur Verfügung steht.
4. Mitunter können Sie auch die Position des Messestandes mit beeinflussen.
5. Je nach Umfang der Messebeteiligungen pro Jahr lohnt es sich, über einen Kauf des Messestands oder Baugruppen darauf nachzudenken.

 

2. Die Auswahl

Bei der Auswahl des Messebauers rücken weitere Gesichtspunkte in den Fokus:
1. Wo ist der Messebauer ansässig?
a. In Ihrer Nähe
b. In der Nähe des Messegeländes
2. Wie viele Beschäftigte hat der Messebauer?
3. Welche Leistungen kann der Messebauer abdecken?
4. Welche Referenzen hat der Messebauer und passen diese Referenz zu meinem Budget und Umsatz? Sie werden sehr unglücklich sein, wenn Sie mit einem Messebauer zusammenarbeiten, der es nicht gewöhnt ist in Ihren finanziellen Möglichkeiten zu denken und mit diesen zu arbeiten.
5. Kann der mögliche Partner auch einlagern, wenn Sie sich zu einem Kauf des Messestands entschließen?
6. Der Firmensitz des Messebauers in der Nähe Ihres Firmensitzes ist nicht zwingend relevant
a. Aber bequem, wenn Sie den Messestand mieten und nur einmal im Jahr auf Messen vertreten sind
b. Wenn Sie den Messestand kaufen, sind Sie in der Regel auf mehr als 1-2 Messen, Kongressen und anderem im Jahr vertreten, diese finden selten am gleichen Messestandort statt. In diesem Fall kann die räumliche Nähe zu Ihrem Messebauer wegen der direkten Abstimmung sinnvoll sein. Im Besonderen dann, wenn Sie auch viele Inhouse- Veranstaltungen haben, bei denen wiederum Baugruppen Ihres Messestands zu Einsatz kommen sollen. Sie vermeiden so hohe Transportkosten und gewährleisten für Kollegen und Besucher ein einheitliches Erscheinungsbild.
7. Welche Erfahrung hat der Messebauer?
a. Wenn Sie neben nationalen Messen auch auf internationalen Messen vertreten sind, ist auch die internationale Erfahrung wichtig. Hier löst sich die sichere Supply-Chain ein wenig auf, da Sie in unterschiedlichen Ländern vermutlich auf verschiedene Partner zurückgreifen werden. Sie sollten mit Ihrer Messebeteiligung auf die regionalen Besonderheiten Bezug nehmen. In China treffen Sie auf eine andere Erwartungshaltung Ihrer Besucher als in den VAE oder den USA und an Qualität der Umsetzung. Arbeitszeiten oder Catering können sich von Ihren bisherigen Erfahrungen unterscheiden. Selbstverständlich sollten man versuchen das Corporate Design auf die internationalen Beteiligungen zu übertragen. Sie sollten aber bereit sein den Gepflogenheiten des Landes ein wenig Rechnung zu tragen. Legen Sie daher Ihren Fokus auf einen Partner, der auch international Erfahrung hat. Ihm können Sie die Planungsarbeit, Administration und die Realisierung übertragen.
8. Die Auswahl des richtigen Partners.
Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht. Sie treffen selbst eine grobe Vorauswahl, Sie erhalten im Vorfeld der Messe täglich zahlreiche Anrufe von Messebauern, die Ihnen Ihren Messeerfolg mit den jeweiligen Messeständen in den buntesten Farben beschreiben und die Auswahl immer schwerer machen. Stop! Machen Sie einen Cut und lassen sich nicht beirren. Definieren Sie Ihre Auswahlkriterien vorab und klopfen jeden Bewerber darauf ab. Übrig bleiben sollten am Ende nicht mehr als 4 – 5 Messebauer. Mit dieser Anzahl Messebauern sind sie flexibel und nicht überlastet bei der Bewertung der eingehenden Angebote und Konzepte. Auf der anderen Seite haben Sie ein wenig Reserve wenn einer der gewünschten Messebauer absagt.
9. Hat der Messebauer auch Erfahrungen in meiner Branche? Wie viele Aussteller betreut der Messebauer auf `meiner´ Messe?

Sie haben sich nun die zuvor genannten Punkte zu Herzen genommen und wollen einen Messebauer auswählen, aber spüren trotzdem eine latent vorhandene Unsicherheit? Vollkommen normal, denn es fehlen Ihnen die Kriterien zur Vergleichbarkeit der angesprochenen Messebauer. Lassen Sie uns dazu kurz die „Gewerke“ unterscheiden.

3. Kategorisierung:
Messebauer
○ Messebauer mit Systembauweise
○ Messebauer mit Mischbauweise
○ Messebauer mit geschreinerten also konventionellen Messeständen
○ Ist das Design der gezeigten Referenzen im eigenen Haus entstanden (?)

– Planungsbüro
○ Architekt
○ Die eigene Kommunikationsagentur
○ Design-Agentur
○ 3D-Kommunikationsagentur

Sie werden nun einwenden,
1. Ich suche einen Messebauer und kein Planungsbüro
2. Das Planungsbüro kostet Geld, der Messebauer nicht
3. Die Abstimmung zwischen Messebauer und Planungsbüro birgt Schnittstellenprobleme
4. Mit meinem Messebauer habe ich eine direkte Abstimmung ohne Zwischenschritte

Zu 1. Richtig. Aber es geht um die Vergleichbarkeit der Konzepte und Angebote
Zu 2. Falsch. Der Messebauer packt die Planungskosten nur in die Gemeinkosten oder verlagert den Abstimmungsaufwand auf Ihren Schreibtisch.
Zu 3. Falsch. Da das Büro Ihr Ansprechpartner ist und nicht der Messebauer
Zu 4. Richtig. Das ist auch der große Vorteil des Messebau-Partners.

Worauf will ich hinaus? Eine Vergleichbarkeit der Messebauer ist ohne Ihre Vorarbeit nur bedingt bis gar nicht möglich, wenn Sie wie folgt vorgehen.
Sie geben anhand eines detaillierten Briefings zu Motto, Designvorgaben, Ausschlusskriterien, Budget und vielen weiteren Bedingungen den Rahmen vor – innerhalb dessen sich die Messebauer bewegen sollen. Soweit so gut. Der Haken an der Sache ist nur, diese Vorgaben interpretiert jeder anders und das Ergebnis variiert von Messebauer zu Messebauer daher mitunter erheblich. Hinzu kommt, dass die Designs nicht unbedingt Ihren Geschmack oder den der weiteren Entscheider treffen müssen.
Kommen wir nun zu den Angeboten. Diese Angebote orientieren sich zwangsläufig am erstellten Design, welches mehr oder weniger auf der Basis Ihres Briefing entwickelt wurde. Diese Angebote variieren demzufolge entsprechend der unterschiedlichen Designs. Und darüber hinaus in Aufbau und Inhalt. Entweder weil ein Teil der Ausstattung nicht im Angebot berücksichtigt wurde, einige Ausstattungsmerkmale nur optional verfügbar sind, Dienstleistungen gar nicht enthalten sind oder weil es statt Einzelpreisen nur einen Endpreis gibt.
Sie sind im schlimmsten Fall am Ende nicht ein Stück nähe am Ziel als zu Beginn – nur, dass Ihnen ca. vier Wochen bis zur Messe verloren gegangen sind. Nun versuchen Sie in letzter Verzweiflung die Designs zu mischen und übertragen die Aufgabe, aus diesem `Misch-Masch´ dem oder den Messebauer(n) zu denen Sie aufgrund der vorgelegten Unterlagen am meisten Vertrauen aufgebaut haben, eine umsetzbare Lösung zu generieren. Abschließend vergleichen Sie Design, Flexibilität, Kooperationsbereitschaft, Dynamik, Sympathie und Kosten miteinander und entscheiden sich für den vermeintlich richtigen Partner.
Wie erhalten Sie aber das beste Ergebnis? Dazu mein Vorschlag:
1. Gehen Sie nicht den direkten Weg.
2. Nehmen Sie sich Zeit.
3. Gehen Sie mit offenen Augen über die Messe und schauen sich andere Messestände und besonders die Ihrer Marktbegleiter an.
4. Erstellen Sie eine Dokumentation.
5. Sprechen Sie mit den an der Messe beteiligten Abteilungen und holen sich deren Meinung und Vorgaben für einen Messestand ein.
6. Fassen Sie die Dokumentation und die Kriterien der Kollegen zu einem Briefing zusammen.
7. Entscheiden Sie,
a. ob Sie eine Agentur, Architekt oder Planungsbüro mit dem Design beauftragen
b. ob Sie einen Messebauer mit der Entwicklung des Design beauftragen
8. Wichtig, behalten Sie immer die definierten Kriterien zur Auswahl des geeigneten Messebaupartners im Auge.
9. Erarbeiten Sie mit dem gewählten Partner ein Design und gehen damit auch in die Diskussion mit den in Frage kommenden Fachbereichen Ihres Unternehmens.
10. Nehmen Sie einen Teil Ihres Marketingbudgets in die Hand, um für das Design zu bezahlen.
a. Ein Pitch-Honorar kann frühzeitig im Marketing-Budget berücksichtigt werden.
b. Das Pitch-Honorar kann beim Messebauer später mit dem Messestandpreis verrechnet werden
c. Der Aufwand für ein schlüssiges Design mit Abstimmungsrunde ist nicht unerheblich. Ein, wenn auch nur anteiliger, Ausgleich ist sehr fair.
11. Das in Frage kommende Design wird nun auf Umsetzbarkeit, Mehrfacheinsatz auf unterschiedlichen Veranstaltungen, Materialisierung, Modularisierung, Skalierbarkeit und Lagervolumen finalisiert, ergänzt um Detailzeichnungen und zu einem schriftlichen Leistungsverzeichnis zusammengefasst.
12. Dieses Design, die Detailpläne und das Leistungsverzeichnis versenden Sie an die von Ihnen ausgewählten Messebauer.
13. Jeder Messebauer hat seine Kosten in dieses Leistungsverzeichnis bis zu dem von Ihnen vorgegebenen Stichtag einzutragen.
14. Am Ende werden Ihnen vergleichbare Angebote vorliegen.
15. Sie sind endlich in der Lage einen Messebauer nach objektiven Kriterien auszuwählen.
16. Ihre Kollegen sind glücklich und zufrieden, da Sie deren Vorgaben bereits sehr frühzeitig berücksichtigen konnten und in den Planungsprozess einbezogen haben.
17. Ihr Einkauf freut sich! Sie haben ihm die Möglichkeit geboten einen Preisvorteil über einen mehrjährigen Vertrag zu generieren.
18. Die Geschäftsführung freut sich, weil alle zufrieden sind und der lästige jährliche Abstimmungsprozess erstmal ausgesetzt ist.
19. Sie werden eine erfolgreiche und vor allem zukunftsfähige Messebeteiligung haben.

Seien Sie schlauer als viele andere Aussteller. Planen Sie frühzeitig und vorausschauend. Sie werden am Ende mit einer besseren Ergebnisbilanz, gemessen an Aufwand und Nutzen, aus dem Rennen gehen als die Aussteller, die Anfragen wie Fleisch in eine Meute hungriger Löwen werfen.

4. Ergänzung

Wie finde ich den richtigen Messebauer?

Eine Frage, die jeden Aussteller beschäftigt und mitunter die Tränen in die Augen treibt. Wer ist für mich der richtige Messebauer?

Nicht zuletzt kommt es in einem großen Umfang auf gegenseitiges Vertrauen an. Also, Augen auf bei der Partnerwahl – Das sage ich mit einem Augenzwinkern. Da ich seit 30 Jahren in dieser Branche tätig bin, weiß ich sehr gut vor welcher Herausforderung Sie als Aussteller stehen. Ich habe schon viele gute Lösungen gesehen. Aber auch viele, die den Aussteller zu großer Verzweiflung geführt haben.

Um nicht um den heißen Brei zu reden, die Frage ist nicht einfach zu beantworten, da es nicht zuletzt auch um die Chemie zwischen Ihnen und dem Ansprechpartner des Messebauers geht. Und damit steigen wir auch gleich in das Thema ein.

5. Der Ansprechpartner

Ihr erster Ansprechpartner und Kontakt, den Sie zu Gesprächen, Präsentationen und Preisverhandlungen einladen, muss nicht zwingend der finale Ansprechpartner bei der Realisierung des beauftragten Messestands sein. Das liegt daran, dass jeder Messebauer personell etwas anderes aufgestellt ist. So ist bei dem einen Messebauer der Vertrieb Ihr erster Ansprechpartner. Nach der Beauftragung werden Sie in der Umsetzungsphase möglicherweise mehr mit dem Projektleiter zu haben und alle Details einschließlich Grafik mit Ihm abstimmen. Bei anderen Messebauern stimmen Sie sich von Anfang bis Ende mit einem Ansprechpartner ab. Wenn es Ihnen wichtig ist, stimmen Sie sich idealerweise und verbindlich mit den in der Auswahl befindlichen Messebauern ab.

Das erste Kennenlernen ist enorm wichtig und wird in der Regel beim ausstellenden Unternehmen stattfinden. Das ist nachvollziehbar, da Sie mit mehreren Firmen während der Vorauswahl im Gespräch sind. Für mich wäre der logische nächste Schritt der Besuch bei der engeren Auswahl der in Frage kommenden Messebauer. Dieser Besuch erfolgt in der Regel nicht. Für mich ist das nicht nachvollziehbar. Ein Besuch bei dem kleinen Kreis ausgewählter Messebauer ist  selbstverständlich und muss Teil des Auswahlprozesses sein. Wenn Sie langfristig mit dem Messebauer zusammenarbeiten wollen, müssen Sie wissen, wie Ihr Messebauer aufgestellt ist, wie er denkt und arbeitet, deshalb müssen(!) Sie ihn besuchen gehen. Bei diesem Besuch geht es nachrangig um das Thema Messestand. In erster Linie geht es um die Raumaufteilung, Logistik, Sauberkeit und Ordnung im Büro, sowie in Werkstätten und Lager. Es geht um das Miteinander, die Freundlichkeit der übrigen Mitarbeiter bis hin zu der Sauberkeit der Sanitärbereiche. Der gewonnene Eindruck zählt und wird Relevanz bei der Umsetzung Ihrer Projekte haben.

6. Der Verband

Ein Hardfact ist eine Mitgliedschaft und aktive Teilhabe im Verband FAMAB. In diesem Verband finden Sie Messebauer, die verbindlich ein Qualitätsversprechen, nach Innen wie nach Außen, leben. Die Mitarbeiter der Messebauer werden im Rahmen des Verbandes weitergebildet und arbeiten im Rahmen der Statuten. Die Mitglieder sind zum Thema Messebau und den Randthemen dieser Branche immer up-to-Date.

7. Referenzen

Eine andere Möglichkeit ist es, den Messebauer um Referenzen zu bitten, die Sie proaktiv anrufen können, um sich auszutauschen. Keine Scheu! Sie legen viel Geld auf den Tisch und sollten alles daran setzen, den richtigen Partner zu finden. Ein Misserfolg ist nicht nur wirtschaftlich tragisch, sondern zahlt auch negativ auf Ihre persönliche Karriere ein. Drum prüfe, wer sich ewig bindet.

8. Herausforderungen

Ich muss gestehen, ich bin immer wieder überrascht wie wenig ich nach meinem persönlichen Werdegang und der damit verbunden Erfahrung befragt werde – und wie ich mit Herausforderungen umgehen würde. Selbstverständlich sind wir Profis und Ja, wir wissen wie wir mit Problemen umgehen müssen. Mancher sagt, der Messebau ist ein einziges Problem. Nichts funktioniert auf Anhieb und am Ende steht ja doch alles. Das stimmt Gott sei Dank so nicht. Ein Erfolg hängt aber vor allem sehr stark von funktionieren Prozessen beim Messebauer ab: Vor, während und nach der eigentlichen Realisierung. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner, löchern Sie ihn, hören und sehen Sie aktiv zu, um zu erkennen, wie er reagiert und ob er Ihre Fragen nach seiner Professionalität beantwortet. Sie werden merken, wenn etwas nicht stimmt und können nachhaken. Denn bedenken Sie, jede wiederholte Umsetzung eines Messestands ist eine Premiere. Es warten immer wieder Herausforderungen auf Sie die durch ein professionelles Team gemeistert werden müssen. Je eher desto besser und preiswerter für Sie.

9. Die Ausschreibung

Wie Sie eine professionelle Ausschreibung formulieren, beschreibe ich sehr detailliert im Kapitel `Wie sieht die ideale Ausschreibung aus?´ Daher möchte ich an dieser Stelle nur darauf hinweisen, dass Ihre Ausschreibung Ihren Bedarf an harten Fakten, also Ausstattung, Anzahl Standbesatzung etc. beschreiben muss. Schauen Sie sich dazu bitte auch unsere `Checkliste Messebau´ an. In dieser Checkliste finden Sie alle relevanten Details. Trotzdem wird es auf Seiten der Messebauer zu Missverständnissen kommen oder Positionen werden nicht berücksichtigt.

Daneben ist es sehr wichtig dem Messebauer ein Gefühl für Ihr Unternehmen und Relevanz verschiedener Anforderungen zu beschreiben. Das sollte nicht in epischer Breite erfolgen, aber die wichtigsten Aspekte umreißen.

10. Das Budget

Gerne und ausführlich wird die Nennung eines Budgets diskutiert. Wir alle, ich unterstelle dies auch Ihnen, wissen wie wichtig es ist das Budget zu benennen. Wenn Sie nur einen Preisvergleich zu Ihrem bisherigen Messebauer haben wollen um den Marktpreis zu prüfen dann sagen Sie es doch. So what?! Das ist doch total fair. Jeder Messebauer weiß, wo er dran ist und kann sich für oder gegen die Teilnahme entscheiden und Sie haben transparent gehandelt. Das finde ich fair. Wichtig ist für Sie und die Messebauer, dass Sie jedem die Möglichkeit bieten auf der Grundlage des Budgets zu entscheiden ob er an der Ausschreibung teilnehmen möchte. Sie werden langfristig nicht glücklich mit einem Messebauer der weit über Ihrer Budgetgrenze für Sie arbeitet, denn Sie werden immer sehr mühsame Diskussionen zum Preis führen. Deshalb mein Tipp: Ganz klar, der Preis ist nicht alles, aber wesentlich. Aber, je mehr Sie die Daumenschrauben andrehen, das Budget verringern, knallhart den Preis verhandeln, desto mehr wird getrickst. Und am Ende, glauben Sie mir, schauen Sie auf dem Messestand in die Röhre. Selbst wenn Sie den Rest der Kosten nicht ausgleichen, Ihre Anwälte sich bemühen etc., Ihr Marken-Image leidet. Egal was Sie alles androhen, letztlich streiten Sie am Abend vor der Messe mit einem, wenig Deutsch sprechenden Monteur, der am wenigsten an der Entwicklung und dem Ergebnis schuld ist und final unverrichteter Dinge nach Hause oder zur nächsten Baustelle fährt. Vermeiden Sie diese Aufregung am besten frühzeitig durch faire und transparente Preisverhandlungen. So schaffen Sie Luft zum Atmen auf beiden Seiten.

11. Der Preisvergleich

Wie Sie einen bestmöglichen Preisvergleich vorbereiten, beschreibe ich sehr ausführlich im Kapitel `Wie sieht die ideale Ausschreibung aus?´ Ohne die dort beschriebene Grundlage, ist es schwer und bedarf sehr viel Erfahrung, um einen Vergleich abzuleiten. Denn Sie müssen bei nicht vergleichbaren Angeboten in der Lage sein zwischen den Zeilen zu lesen. Und Sie werden viel mit den Anbietern korrespondieren.

Ihr oberste Priorität Muss es werden, nicht mehr als maximal drei Angebote zum Vergleich heranzuziehen. Alles andere ist eine Herkulesaufgabe und lässt sich nicht alleine durch eine Excelliste zufriedenstellend bewerkstelligen. Selbst bei einem kleinen Messestand kann es zu Nebenkosten kommen, die Sie vielleicht nicht berücksichtigt haben. Lesen Sie dazu auch die Checkliste `Nebenkosten im Messebau´.

Mein Tipp, klären Sie alle Fragen vor Beauftragung schriftlich, damit es später nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt. Den Stress kann man sich sparen.

Scheuen Sie sich auch nicht die getroffene Auswahl an Messebauern bei Unklarheiten kurzfristig zu erweitern. Beginnen Sie frühzeitig und nicht erst 8 Wochen vor Messebeginn mit der Ausschreibung. Sie haben besseres zu tun, als der Zeit hinterher zu laufen.